Hoe laat je IT-oplossingen vóór jou en je collega’s werken, in plaats van andersom? In een wereld waar IT steeds meer aanwezig is, lijkt die uitdaging soms best lastig. “Stel de gebruiker centraal, en laat IT écht in dienst zijn van je bedrijf”, stelt Office Connect-directeur Demmy Deetman. Hij vertelt graag meer over de moderne werkplek en hoe je hierbij de gebruiker centraal stelt.
De gebruiker als uitgangspunt
Minder stress, minder verzuim en meer betrokkenheid; het zijn zomaar wat voordelen die flexibel werken kan bieden. Een voorwaarde is dat de werkplek gebruiksvriendelijk en mensgericht is ingevuld. Zorg voor veilige, ruime kaders, en laat collega’s daarbinnen hun eigen weg vinden. Dat klinkt misschien nog wat abstract. Om je een beter beeld te geven – en je op weg te helpen – hebben we een zestal tips voor je.
Tip 1: Breng je werkplek naar de cloud
Flexibel werken gaat natuurlijk niet op een vaste werkplek. Je apps en bestanden moeten namelijk overal beschikbaar zijn. Dat bereik je door je werkplek te verhuizen naar de cloud. Hiermee heb je overal toegang tot je werkplek, zodat je collega’s ook thuis en op flexplekken net zo gemakkelijk werken als op kantoor. Een onmisbaar onderdeel van iedere mensgerichte werkomgeving.
Tip 2: Kies waar mogelijk voor maatwerk
Je collega’s werken het makkelijkst met toestellen op maat. Gebruikt je collega thuis een Android-toestel, dan is het niet erg handig om hem zakelijk van een iPhone te voorzien. Ga met je collega’s in gesprek en neem hun persoonlijke voorkeuren voor zover mogelijk mee in de werkplekinvulling. Zo laat je je collega’s zakelijk net zo makkelijk werken als privé.
Tip 3: Werkplekbeheer op afstand
Gebruiksgemak is afhankelijk van de staat van je IT. Is deze niet up-to-date, dan kan productief en veilig werken algauw knap lastig worden. Werkplekbeheer op afstand lost dat op. Via mobile device management-oplossingen update en beveilig je mobiele toestellen heel eenvoudig op afstand. Daarnaast zijn er verschillende mogelijkheden om apps, instellingen en bestanden op je werkplekken op afstand te beheren. Hierdoor werken je collega’s altijd met de laatste updates, waardoor zij gemakkelijker, veiliger en productiever werken.
Tip 4: Integreer je telefonie in je moderne werkplek
Flexibel werken vraagt ook om flexibele bereikbaarheid. Het is natuurlijk raar om wel overal productief te zijn, maar niet overal bereikbaar. Dat los je op met moderne telefonie. Via vast-mobielintegratie ben je bijvoorbeeld zowel vast als mobiel bereikbaar op een vast zakelijk nummer. Kies je voor Teams Calling, dan kun je bellen en gebeld worden via Microsoft Teams en beschik je over interessante callcenterfunctionaliteiten. Je hoeft niet meer te wisselen tussen apps en je richt je klantcontact in een handomdraai nog efficiënter in.
Tip 5: Train de securityskills van je collega’s
Om gemakkelijk te kunnen werken, is het belangrijk dat collega’s weerbaar zijn tegen dreigingen. Dat begint bij bewustwording, want niet iedere collega werkt even veilig. Train je collega’s hoe ze veilige wachtwoorden maken en wat de kenmerken zijn van phishing-mails. Vertel hun hoe ze veilig gebruik kunnen maken van werkplekoplossingen, zoals Microsoft Teams en Office-apps. Door de bewustwording rond veilig werken te vergroten kun je collega’s op hun eigen manier laten werken en houd je dreigingen makkelijker buiten de deur.
Tip 6: Maak goede afspraken met collega’s
De moderne werkplek biedt de vrijheid om zelf te bepalen waar en wanneer je werkt. De dienstverlening en output van de organisatie mag daar natuurlijk niet onder lijden. Maak daarom goede afspraken rondom bereikbaarheid en beschikbaarheid, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Zo bied je je collega’s alle vrijheid en stuur je effectief aan op resultaat.
Kies ook voor de mensgerichte werkplek
Je collega’s overal productief, veilig en vooral onbezorgd laten werken; klinkt ideaal, toch? Zie je dat ook wel zitten, laat het ons dan weten. Samen kijken we naar de mogelijkheden. Dat doen we vanzelfsprekend geheel op maat en in heldere taal. Zo zorgen we dat jouw organisatie helemaal klaar is voor de toekomst.
