Nu flexibel werken de norm is, proberen veel organisaties de puntjes op de i daarvan te zetten. Neem nu online samenwerken. Dat moet net zo makkelijk zijn als op kantoor. Maar hoe zorg je daar dan voor? Waar moet je op letten, en hoe krijg je je collega’s enthousiast? Gemakkelijk online samenwerken hoeft niet moeilijk te zijn. Met deze vijf tips maak je in ieder geval een goede start.
Ga voor zoveel mogelijk gebruiksgemak
Je hebt het vast weleens meegemaakt: haperende webcams, collega’s die hun microfoon niet aan de praat krijgen en andere technische ongemakken. Het zijn zaken die voor vertraging en bovendien veel frustratie kunnen zorgen. Om die reden is gebruiksgemak een belangrijke vereiste. Hoe eenvoudiger de oplossing, hoe effectiever en onbezorgder je meetings. Zo simpel is het.
Neem eigenaarschap
Online samenwerken kan alleen succesvol zijn als iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Neem bijvoorbeeld de projectvoortgang. Juist op afstand is het belangrijk om de vinger aan de pols te houden, omdat je nu eenmaal niet face-to-face kunt sparren. Neem daarom eigenaarschap en verantwoordelijkheid, en communiceer actief waar je aan werkt en wat de beoogde deadline is. Dat maakt het veel eenvoudiger om in teamverband stappen te zetten en zo projecten sneller af te ronden.
Zorg voor gezelligheid op z’n tijd
Met je collega’s heb je het niet alleen over werk. De informele gesprekken die je op kantoor hebt, zijn belangrijk voor de werksfeer. Die spontaniteit verdwijnt sneller bij online samenwerken. Je kunt het sociale contact echter makkelijk op diverse manieren behouden. Deel eens een grappig feitje via WhatsApp, maak een VrijMiBo-kanaal aan in Microsoft Teams of bel die collega gewoon eens op voor een informeel babbeltje. Daarmee zorg je ervoor dat collega’s de binding met de organisatie niet verliezen, minder stress ervaren, minder verzuimen en productief blijven.
Breid Microsoft Teams uit met Teams Calling
Microsoft Teams ‒ misschien werken je collega’s er al even mee. Deze online samenwerkingstool biedt diverse functies die de samenwerking met collega’s vereenvoudigen. Bestanden delen, chatten en videovergaderen zijn daarvan enkele voorbeelden. Koppel Teams Calling aan je Teams-omgeving en je beschikt ook nog eens over vast-mobielintegratie. Zo kunnen je collega’s voor alle communicatie en samenwerkingen terecht in één omgeving. En dat werkt natuurlijk wel zo makkelijk.
Vergroot het securitybewustzijn onder je collega’s
Ook bij thuiswerken is security een belangrijk aandachtspunt. De privérouter die al even niet meer is geüpdatet, het downloaden van mogelijk onbetrouwbare apps op het zakelijke device; het zijn bekende securityrisico’s die serieuze gevolgen kunnen hebben voor de productiviteit. Door je collega’s op deze risico’s te wijzen is de halve winst al binnen. Natuurlijk is het ook belangrijk dat je werkplekken technisch op de juiste plek beveiligd zijn. Wij ondersteunen je daar natuurlijk graag in.
Samen werken aan beter samenwerken
Online samenwerken – het kan zo gemakkelijk zijn. Wil jij ook zeker weten dat je altijd in contact staat met je collega’s? Laat het ons dan weten. Wij vullen je vraag op maat in en optimaliseren je online werkplekken. Zo is jouw organisatie helemaal klaar voor de toekomst.
